Las reuniones de empresa son una herramienta muy útil para diseñar planes, estrategias en equipo y fomentar e implicar al equipo de trabajo en sus cometidos dentro de la organización. Pero antes entrar en la sala de reuniones, debemos tener en cuenta algunos puntos para asegurarnos del éxito de la misma.
Antes de entrar en la sala de reuniones…
¿Es realmente necesario convocar al equipo a una reunión? Aunque parezca algo sencillo, se debe analizar si el tema a tratar se puede hablar de manera individual, sin la necesidad de involucrar a más personas de las realmente necesarias y con la finalidad de agilizar la toma de decisiones. Y también para no hacer perder el tiempo.
Una vez tomada la decisión de convocar la reunión, debemos plantearnos si ésta va a ser en nuestra propia oficina o si será necesario el alquiler una sala en un centro de negocios como Comfort Business Barcelona con la finalidad de preservar la confidencialidad, y por qué no, salir de la rutina del espacio usual de trabajo.
El siguiente paso es delimitar el propósito de la reunión y qué objetivo se persigue. Una técnica para saber si tenemos claro el propósito es saber formularlo de una manera concisa y clara a la hora de la convocatoria, junto a la fecha y el día elegidos.
No convoque a más asistentes a la reunión de los realmente necesarios. Un dato a tener en cuenta es que las reuniones que consiguen el éxito no poseen más de 7 participantes, delo contrario es fácil dispersar el tema y alargarla innecesariamente.
Otro punto importante a tener en cuenta es que el tiempo que pasen los asistentes dentro de las salas de reuniones no sea excesivo. De hecho, es relevante que la reunión sea lo más corta posible y se informe de su duración aproximada en la misma convocatoria. Un tiempo delimitado de duración de una reunión ayuda a todos los participantes a enfocarse en los puntos a tratar y encontrar antes la solución, a no perder la concentración y a no perderse en agotadores parlamentos.
Siempre que seamos convocados o que organicemos una reunión, deberemos ir preparados con un guion o resumen de los asuntos a tratar, y de la duración prevista de cada uno de ellos. En el caso de no estar informado y/o preparado, es probable que hagamos ralentizar el ritmo y alarguemos los temas sin llegar a ninguna conclusión.
Estos son algunos de los puntos que debemos tener en cuenta antes de entrar en la sala o de realizar el alquiler de salas en Barcelona como en Comfort Business Barcelona, donde encontrará la sala de reuniones que se necesita para cada ocasión.
Y un último, pero no menos importante: durante el tiempo que dura la reunión deberemos practicar la escucha activa y facilitar la expresión de opiniones de todos y cada uno de los asistentes, incluso pidiendo la opinión a aquellos que por cualquier motivo no estén con una actitud activa y participativa. Estos son algunos de los consejos que desde de este centro de negocios en Barcelona CBB esperamos que sigáis para aseguraros que el tempo empleado dentro de una sala de reunión sea lo más productivo posible.
